И, кстати, в этом интервью с директором кейтеринговой компании VANIL Сергеем Кутовым заказчики с опытом смогут узнать немало нюансов о том, как сделать любое событие не только интересным, но и вкусным.

– Сергей, давайте поговорим про то, как заказать кейтеринг в первый раз. Если клиент не знает с чего начать, подскажите, какой у него должен быть порядок действий? На какие вопросы он должен знать ответы, прежде чем позвонить в кейтеринговую компанию VANIL?

– Чтобы заказать кейтеринг, нужно определиться с форматом мероприятия – фуршет или банкет. Для фуршета мы предлагаем блюда в формате канапе, тарталеток, мини-закусок. Для банкета – нарезки, салаты, большие порционные блюда. Цены на фуршет и банкет существенно различаются. Если фуршет стоит в пределах 2000 руб. на человека, то банкет – это уже от 4000 руб. на человека.

После того, как заказчик определился с форматом мероприятия, мы выясняем количество гостей и место проведения. Это и есть основные вопросы, которые представители кейтеринговых компаний задают клиентам – формат, количество человек, место и дополнительные пожелания. По этой информации мы уже готовим предложение и составляем меню.

– А как составляется меню? Сколько еды и напитков нужно на каждого гостя?

– Допустим, заказчик выбрал фуршет. Фуршеты бывают разными. Welcome – это примерно по 200 г еды на человека плюс алкогольный напиток, как правило, шампанское. Легкий фуршет – это уже по 300-400 г еды на человека, но без горячих закусок. И плотный фуршет – это, как минимум, 600-800 г еды. Он рассчитан на более продолжительное время, чтобы люди хорошо перекусили. К тому же на каждого гостя идет минимум 0,5 л напитков – это 200 мл безалкогольных напитков плюс 2 фужера шампанского или вина по 150 мл.

Если же брать банкет, это уже 1-1,6 кг еды на гостя, в зависимости от продолжительности мероприятия, примерно 1 л безалкогольных напитков и 1 бутылка вина или водки на каждого.

– Можно ли заказать кейтеринг, но дополнительно принести какие-то свои закуски, фрукты, ягоды?

– У нас есть такое правило: если клиент заказывает фуршет от 2000 руб. на человека, безалкогольные напитки он можно принести свои. Больше на фуршет обычно ничего не добавляют, ну, может быть, еще фрукты.

При банкетном варианте минимальный заказ на каждого гостя – 4000 руб. Сюда входят холодные закуски, салаты, горячее в ассортименте – рыба, мясо, курица на выбор. Если заказчик хочет что-то принести свое, мы идем навстречу, но обязательно это согласовываем и прописываем в договоре. Зачем это делается? За приготовленные нами блюда мы несем полную ответственность. У нас поставщики с сертификатами, безопасное производство и обслуживание в соответствии со всеми требованиями. А заказчик может принести, например, свое сало, которое непонятно, как готовилось и сколько лежало. Если люди из-за него отравятся, ответственность за это ляжет на того, кто продукт принес, а не на нас. Это все обязательно прописывается в договоре. А то ведь бывает и так, что выпили 3 литра водки, отравились конфеткой, и мы виноваты…

– А алкоголь на мероприятие кто обеспечивает? Заказчик или кейтеринговая компания VANIL?

– Здесь возможны варианты. Во-первых, заказчик может сам принести все алкогольные напитки. Во-вторых, он может обратиться к нам за рекомендациями. Наш менеджер поможет с выбором алкоголя, подскажет, где какие-то распродажи или акции, как совершить покупку наиболее выгодно и удобно. Ну и, в-третьих, мы можем все напитки закупить сами, привезти, охладить, предоставить лед. Но бесплатно лед предоставляется только в том случае, если алкоголь на нашем обеспечении. Если заказчик сам привозит напитки, он может заказать лед у нас за оплату либо купить его в супермаркетах типа «Metro» или «Спар».

– Можно ли заказать кейтеринг без официантов? Или они нужны всегда?

– Официанты нужны всегда. Представьте, что вы заказали фуршет человек на 30 без официантов. Еду привезет водитель-курьер, и что дальше? Он может только передать боксы, но не накрыть, не сервировать. Для этого нужны официанты. Они же убирают и собирают всё после мероприятия. Если заказчик не хочет, чтобы официанты присутствовали на празднике, это не значит, что без них можно обойтись, их работа обязательно учитывается.

– А как рассчитывается необходимое количество официантов? И какой еще персонал нужен для обслуживания мероприятия?

– В среднем, на 20-25 гостей нужен один официант, один повар. На 100 гостей я бы рекомендовал поставить четырех официантов и, как минимум, двух-трех поваров. Плюс всегда необходим менеджер, который руководит всем мероприятием.

Некоторые спрашивают, зачем менеджер? Ну вот представьте, вы приходите в ресторан, там все красиво, официанты бегают, шустрят… Как вы думаете, если их не контролировать, будут они так шустрить? Нет, конечно. За ними всегда стоит администратор, работу которого никто не видит, но он, как серый кардинал, руководит всем процессом. В большинстве случаев официанты в кейтеринге работают на аутсорсе, поэтому ими обязательно кто-то должен управлять. Менеджер организует их работу, следит, чтобы взяли всю необходимую посуду, скатерти, проверяет, всё ли чистое, отглаженное, как выносят еду, как ее ставят и обеспечивает множество других моментов, влияющих на качество мероприятия и удовлетворенность его гостей.

– Если до мероприятия осталась пара недель, уже поздно заказать кейтеринг или еще можно успеть?

– Чем более масштабное мероприятие, тем раньше следует начинать его подготовку. Например, при заказе фуршета на 1000 человек нужно около 30-ти официантов. Их же нужно где-то взять! Если летом вы обратитесь в кейтеринговую компанию VANIL за неделю до мероприятия, мы можем вам отказать, потому что у нас уже все расписано. И так происходит не только в нашей компании, но и в других кейтерингах города. Организовать шикарное масштабное мероприятие в кратчайшие сроки не возьмется никто. Но если это небольшой частный праздник – звоните, приезжайте. Возможно, мы сможем вам помочь.

– Вот, кстати про семейные праздники. Если клиент хочет заказать кейтеринг для юбилея на даче человек на 10 – это подходящий заказ для кейтеринговой компании VANIL или не тот масштаб?

– Почему бы нет? Мы работаем на заказах от двух человек. Но нужно понимать: чем меньше людей, тем больше затраты. В любом случае, мероприятие будут обслуживать официант, повар, менеджер. Работа всех этих сотрудников войдет в стоимость заказа. Если ее разделить на двоих, а не на 20-30 человек, то сумма уже получится совсем другая.

– Если заказчик не знает точно, сколько будет гостей, на что ориентироваться?

– У действует такая схема: клиент заказывает приблизительное количество гостей и вносит предоплату. Дальше, не позднее, чем за 5 дней, он делает корректировку, и после этого меню подбивается окончательно. Остаток суммы с учетом всех корректировок оплачивается в день проведения мероприятия.

– А если гостей окажется больше запланированного?

– Вряд ли их будет больше в 2 раза, а подвинуться на 3-5 человек – это не проблема.

– Как выбирается место проведения мероприятия? Это всегда инициатива клиента или кейтеринговая компания VANIL может предложить варианты?

– Мы можем предложить лофты, шатры, офисы, какие-нибудь пространства. Сейчас много фуршетов и банкетов заказывается на теплоходы – это Экоход, Нива-2, Нива-4, Москва-143, Москва-149 и т.д. Много мероприятий проводится в шатрах или в лофтах. Например, мы являемся партнерами и соучредителями Loft Party Hall, где проводим и свои проекты, и чужие. Мы можем предложить и свои площадки, с которыми дружим, и организовать мероприятие там, где хочет заказчик. У нас в практике были заказы даже на чартерные авиарейсы, все это совершенно реально.

– После того, как клиент заказал кейтеринг в кейтеринговой компании VANIL, нужно ли ему беспокоиться о столах, посуде, сервировке?

– Мы можем организовать мероприятие под ключ – предоставить мебель, скатерти, посуду. У нас большой ассортимент столов, стульев. Нужно 1000 штук? Не проблема. Черные, белые. Всё остальное тоже в наличии. Так что кейтеринговая компания VANIL может обеспечить ваше мероприятие всем необходимым, главное, не тянуть до последнего момента и вовремя сделать заказ.