За 13 лет в организации событий мы поняли, что для многих мероприятие – это сценарий, креатив, идея и салют в конце. Но если венецианский карнавал будет проходить в лофт-пространстве с деревянной мебелью или неоновом зале, то концепция будет провалена, гости разочарованы, бюджет потрачен зря. Тот же карнавал однажды пытались провести и в старинном особняке, но по незнанию организовали банкетную рассадку гостей вместо фуршетной или “кабаре”, так что из танцевальных движений гости могли разве что встать со стула, едва не задев соседний, и слегка поклониться.

От выбора площадки зависит и расчет сметы: необходимость декора, своя кухня или кейтеринг, наличие света и звука на площадке или же его аренда – и еще множество нюансов. Локация задает тон всему мероприятию. Отнеситесь к подбору площадки со всей внимательностью!
 

 На что обращать внимание при выборе идеальной площадки под мероприятие:

Вместимость

Заявленное количество гостей не должно просто поместиться в зале – гости должны провести время комфортно. Не верьте менеджеру площадки на слово, если лично не были в зале или не представляете, как будет выглядеть схема рассадки гостей конкретно в этом помещении. Особенно актуально проверять площадку на вместимость при количестве гостей больше 50 человек – “зал на 50 человек” даже для 45 гостей может оказаться тесным. Всегда уточняйте возможные варианты рассадки гостей: например, в театральной рассадке зала могут разместиться 100 человек, а в банкетной — только 60.

Техническое оснащение

Часто площадки обещают полный комплект техники, но на деле оказывается, что для комфортного проведения этого не хватает. Например, имеющегося звука будет достаточно для конференции, где один спикер говорит, остальные – слушают, но совершенно не достаточно для дискотеки, т.к. нет сабвуферов. Аналогичная ситуация со светом: есть разноцветные мигающие приборы для танцпола, а света для выступающих не сцене нет.

Так происходит в 90% случаев: маломощный свет, один микрофон вместо четырех, нет караоке-машины, а вы уже пообещали ее в программе мероприятия, нет диджейского пульта и еще двадцати позиций. Мы рекомендуем пригласить технических партнеров, чтобы убедиться в исправности оборудования на площадке, его количестве и совместимости с вашим сценарием.

Пример одной из схем установки света для 25-летия IT-компании с приглашенной звездой - группой "Градусы".

Кухня

Для большинства событий банкет – это гастрономическое путешествие, а не просто еда, как было лет 15 назад. Если для событий делового завтрака или ужина подойдет стандартное меню, то для статусного или концептуального события важно заранее продегустировать блюда, узнать, готовы ли повара отойти от стандарта по вашим пожеланиям. Например, для раскрытия концепции 30-летней годовщины свадьбы в китайском стиле специально для нас кейтеринг разработал новую интерактивную станцию с уткой по-пекински, шеф-повар потратил на разработку и согласование с нами не одну неделю.

Сервис и персонал

Некачественное обслуживание способно испортить впечатление от шикарного зала и идеальной кухни. Вам важно узнать количество официантов, их скорость работы и профессионализм. Оптимальный расклад — 1 официант на 8-10 гостей. Сотрудники должны знать программу события и соблюдать тайминг, а также выглядеть в соответствии с дресс-кодом события. Гости ценят не только вкус, но и зрелищность подачи блюд. Часто мы включаем гастро-шоу для глубины проработки концепции: фломбирование – оно же огненная подача мяса, жидкий азот, авторские коктейли и ловкий бармен будут вам “на руку”.

Подрядчики

Мы советуем подбирать фотографа, видеографа, артистов и других специалистов под мероприятие исходя из концепции и идеи. Менеджер площадки может предложить вам каталог партнеров-подрядчиков – не торопитесь, не соглашайтесь сразу и не оставляйте предоплату, даже если это будет дешевле. Сначала сравните предложения площадки с другими вариантами, желательно проконсультироваться для этого с профессиональными организаторами на предмет скрытых платежей, качества услуг подрядчиков и их сервиса.

Декор – не исключение. Конечно же, декораторы с портфолио именно на этой площадке выглядят убедительно, казалось бы, знают нюансы локации. Но это не гарантия высокого качества – красота и прочность конструкций зависит только от профессионализма декораторов, им не важно под какую площадку разрабатывать оформление.

Рестораны, возглавляющие наш личный черный список площадок, не обновляют композиции много лет подряд и даже не стараются смахнуть многолетний слой пыли. Они из года в год рекомендуют одних и тех же декораторов, создающих примитивные, неактуальные, шаблонные конструкции, к которым нельзя прикасаться дабы те не рухнули на головы гостям. Поэтому мы всегда рекомендуем консультироваться с независимой стороной, которой выступает опытный организатор.

💡Сохраните этот чек-лист, чтобы ваше мероприятие стало эталонным:

✔ выбирайте площадку с учетом вместимости, технического оснащения и кухни
✔ проверяйте квалификацию официантов и персонала
✔ работайте только с проверенными подрядчиками

На нашем сайте мы бесплатно даем каталог из 18 популярных и проверенных площадок Нижнего Новгорода. В нем информация о локациях под любой формат в столице закатов: средний чек, количество залов, вместимость, кухня, особенности, нюансы и фишки площадки, наличие техники. И всё это с фотографиями каждого зала!

Забирайте каталог прямо сейчас: https://unoevent.ru/