Вам предстоит организовать свадьбу, юбилей или корпоратив, и вы не знаете, как лучше поступить: взять процесс в свои руки, выбрать подрядчиков (ведущих, артистов, декораторов, фотографов, видеографов и т.д.) и работать с ними напрямую или же пригласить event-агентство, которое возьмет на себя эту работу, а также ответственность за нее? Попробуем разобраться в данном вопросе, а участники нижегородского event-рынка нам в этом помогут.

Принятие подобного решения зависит от нескольких факторов. Один из них – наличие времени. Самостоятельный подбор подрядчиков для своего праздника требует значительных временных инвестиций. Фотографы, видеографы, декораторы, артисты, музыкальные коллективы и ведущие могут базироваться в разных частях города, а с каждым из них желательно встретиться лично, чтобы обсудить все нюансы предстоящего события. Сотрудничая с event-агентством, такой проблемы можно избежать. В этом случае клиент получает весь комплекс услуг в одном месте, экономя своё время.

Альбина Патлань, директор творческого агентства «Тактика», ведущая: Как правило, агентства оказывают ряд услуг, и клиенту не нужно бегать в разные места при организации мероприятия. Это очень удобно, когда одна компания полностью координирует всё ваше событие!

Опыт в организации мероприятий – еще один фактор, на который следует обратить внимание, выбирая между сотрудничеством с event-агентством и самостоятельной проработкой всех деталей праздника. Если в компании есть сотрудник, который год от года занимается организацией корпоративов, то он вполне компетентен для того, чтобы своими силами подобрать подрядчиков для мероприятия и скоординировать их работу. Но браться за подготовку корпоратива впервые лучше все-таки с привлечением профессионалов. То же самое касается и семейных праздников, будь то свадьба или юбилей: если есть опыт, стоит попробовать, но без него лучше не ставить под угрозу важнейший день в жизни семьи.

Рустам Садеков, ведущий: Если заказчик ничего не знает об организации мероприятий, то, конечно же, лучше пригласить специалиста. А если в компании есть человек, который уже прошел огонь, воду и медные трубы, то он сам всё может организовать и сделать это хорошо. Если есть время, средства, талант, то можно работать с подрядчиками напрямую.

Не менее важен и такой фактор, как масштаб мероприятия. Чтобы собрать пару десятков близких и друзей, заказать кафе и пригласить ведущего не требуется серьезных навыков, это, наверное, под силу каждому. Но если событие более масштабное, хочется удивить гостей, нужен сценарий, продуманная шоу-программа и создающий атмосферу декор, в этом случае без специалистов не обойтись.

Диана Абрамова, Barberry Cover Band: Организаторам небольшого уютного торжества с количеством гостей 40-50 человек, с подрядчиками, в том числе и с нашей группой, вполне удобно работать напрямую. Но при проведении более развернутого мероприятия, все же лучше обратиться к профессионалам, которые снимут с плеч клиента бóльшую часть забот.

Альберт Родин, музыкант, ведущий: Конечно, если мероприятие масштабное, то сложно обойтись без организаторов. Их задача – собрать в кучу всех артистов, раскидать их по таймингу, а не навариваться на каждом из них. Они дают команду «начинать дудеть», преподносят регистратору коробочку с кольцами, стоят на выключателе света в такие судьбоносные моменты торжества, как love-story, видеопривет от родных, первый танец молодоженов и т.д. Порой представителей агентства на мероприятии бывает даже человека четыре, это значит, что событие очень важное!

Как известно, каждый должен заниматься своим делом: ведущий вести, музыкант играть, фотограф снимать, а чтобы они могли выполнять свою работу с полной отдачей, желательно их не отвлекать на организационные моменты, которые и берет на себя event-агентство.

Дмитрий Сахно, ведущий: Я стараюсь не работать без event-агентств, потому что на проектах того уровня, которые я веду, ведущий должен выполнять только свою работу. Я занимаюсь людьми, созданием их настроения. Но я не могу контролировать всю предподготовку и постпродакшн, это огромный, титанический труд, который должны делать другие люди, профессионалы своего дела.

Рустам Садеков, ведущий: Организаторы, распорядители играют важную роль в мероприятии. Их задача – предусмотреть каждую мелочь. Я, например, как ведущий не должен размениваться на несколько ролей – и встречать, и раздевать, и провожать гостей. Для этого нужны организаторы, кураторы, модераторы. Всё должно быть четко регламентировано.

Кроме того, event-агентство подбирает участников мероприятия друг под друга, координирует их, обеспечивая слаженную, согласованную работу всего механизма праздника, ведь нередко бывает и такое, что каждый компонент по отдельности хорош, а в целом пазл не складывается.

Альбина Патлань, директор творческого агентства «Тактика», ведущая: Помните сценку Аркадия Райкина про ателье, в котором сшили перекошенный костюм?

– Кто сшил костюм?!

– Лично я пришивал пуговицы. К пуговицам претензии есть?

– Нет, пуговицы пришиты крепко, зубами не оторвешь.

А в целом костюмчик не получился. Вот так и в нашем случае бывает. По отдельности вроде всё хорошо, а в целом праздничное событие не удалось.

Однако есть и такая проблема: если свою роль в событии некачественно сыграет один подрядчик, то ситуация будет, конечно, неприятной, но не критичной. Если же плохо отработает event-агентство, то это ставит под угрозу всё мероприятие в целом.

Альберт Родин, музыкант, ведущий: Сколько было «косяков» со стороны организаторов! Например, звонит мне заказчик и предлагает поиграть на его свадьбе. Я бронирую дату и жду звонка от распорядителя с уточнениями, но до последнего момента мне никто не звонит. И тут в день Х звонок: «Альберт, у нас гости подъезжают, ты должен играть на welcome. Ты где?». Я приезжаю, объясняю ситуацию, а он, оказывается, забыл предупредить, потому что был занят другими делами. И таких случаев миллион!

Наличие event-агентства – это не гарантия успешного шоу. Конечно, ведущий может нести ерунду, саксофонист может плохо или без огонька играть, и агентство на это никак не повлияет. Но если косячит исполнитель – это одно, а если организатор – это коллапс, потому он больше ничего не умеет, кроме как организовывать, его задача, чтобы не было косяков, а если он сам косячит? Здесь важно помнить старую пословицу: «У семи нянек дитя без глаза».

Соответственно, подходить к выбору event-агентства при организации мероприятий нужно очень аккуратно, руководствуясь рекомендациями и ориентируясь только на те компании, которые имеют многолетнюю репутацию надежного партнера. Кстати, чтобы подстраховаться и быть уверенным, что в случае каких-либо проблем в ходе праздника event-агентство или подрядчик понесут за них ответственность, следует сотрудничать только с юридическими лицами на основании письменного договора. В противном случае предъявить претензии и возместить ущерб будет практически невозможно.

Альбина Патлань, директор творческого агентства «Тактика», ведущая: Если я заказываю какие-то услуги, то, конечно, предпочитаю работать с юридическими лицами, и только в исключительных случаях – с частными подрядчиками. Это выгоднее во всех смыслах, ведь частное лицо по закону не несет практически никакой ответственности, и если мне не понравится качество услуг или они вовсе не будут оказаны, то претензии, можно будет предъявить только самой себе за глупость. А разница в цене если и будет, то очень маленькая и, конечно, несравнимая с рисками.

Клиентам я рекомендовала бы работать только с агентствами, причем с теми, которые имеют проверенную многолетнюю репутацию и сами предложат заключить договор. Это первый признак ответственности.

Ну и главный вопрос, который возникает у заказчика, когда при организации мероприятий он выбирает, сотрудничать с event-агентством или подобрать подрядчиков своими силами, – это цена. Что дороже и на сколько? Однозначного ответа на этот вопрос нет. Многое зависит от агентства. Есть компании, которые добросовестно работают и с клиентами, и с подрядчиками. В этом случае стоимость услуг подрядчика, заказанных напрямую или через event-агентство, будет отличаться незначительно (в пределах 10%) или же не будет отличаться вовсе. Почему так?

Альбина Патлань, директор творческого агентства «Тактика», ведущая: Большая часть подрядчиков работает друг с другом на обоюдовыгодных условиях. Наше агентство «Тактика» предлагает клиентам не только свои услуги, но и услуги партнеров, при этом получая от них агентское вознаграждение. Таким образом, мы можем предложить любые дополнительные услуги по тем же ценам, что и у производителя. Например, мы не печем сами торты, но заказать их у нас можно не дороже, чем в кондитерской, с которой мы сотрудничаем. Если же какое-то другое event-агентство предлагает клиенту мои услуги ведущей или наши услуги праздничного оформления, то и оно в свою очередь получит от нас агентское вознаграждение.

Даже если агентство сделает наценку в 5-10% на свои технические расходы, то, в любом случае, для заказчика это будет выгодней, поскольку он гарантированно получает качественный продукт, заранее проверенный, за который агентство несет перед ним полную финансовую и юридическую ответственность.

Рустам Садеков, ведущий: Для клиента выгоднее привлекать подрядчика напрямую, но в этом случае страдает качество. Если брать общий бюджет свадьбы, а он минимум 500 тыс. рублей, то агентские составляют обычно 10%, максимум – 20%. Кто-то делает дешевле, но всё крутится около этих цифр.

Кроме того, нередко при заказе мероприятия «под ключ» event-агентства предоставляют клиентам бонусы и подарки в виде отдельных услуг, которые становятся яркими штрихами к празднику.

Но не всегда всё так радужно. Есть и такие event-агентства, которые накручивают весьма существенные наценки на предоставляемые услуги, и работать с ними становится невыгодно и клиентам, и подрядчикам.

Альберт Родин, музыкант, ведущий: Конечно, мне больше нравится работать с заказчиками напрямую, потому что в этом случае клиент не переплачивает за мои услуги. Редкие агентства не навариваются на каждом исполнителе, и ладно, если наценка 10%, но особо наглые плюсуют к моему гонорару свои 100%. Например, час моей игры на саксофоне стоит 5 тыс. рублей, а агентства могут озвучить клиенту любую сумму, хоть 10 тыс. рублей. Вопрос: почему они считают это возможным и нормальным? То есть за звонок клиенту они берут столько же денег, сколько стоит моё умение играть на саксофоне в течение часа? Это уже не агентства, а барыги. Без артистов, ведущих, и прочих специалистов event-индустрии торжество не получится, а без агентств запросто.

Соответственно, снова возвращаемся к тому, что при организации мероприятий выбирать event-агентство для сотрудничества, если именно в его пользу было принято решение, нужно внимательно и, возможно, стоит сравнить цены на услуги, которые оно предлагает, с теми ценами, которые выставляют сами производители этих услуг, связавшись с ними напрямую. Если наценка небольшая, то она покрывает риски, но при существенной разнице стоит выбрать другое агентство или все-таки самостоятельно подобрать подрядчиков для своего праздника.