Где прячется качество? Ответ на этот вопрос нижегородские ивенторы и заказчики мероприятий искали на семинаре Елены Гращенковой, прошедшем в «Феста-холле» 25 февраля 2016 года.

Елена Гращенкова – основатель агентства Event Solution, столичный критик event-рынка, автор многочисленных статей, консультант, блоггер, колумнист журнала «Event.ru», член жюри Межрегионального конкурса event-проектов «Event-Прорыв». Это сейчас, но буквально несколько лет назад, до 2010 года, она руководила отделом специальных мероприятий «Лаборатории Касперского», то есть работала на стороне клиента. Опыт работы «по обе стороны баррикад», желание усовершенствовать event-рынок и создавать только идеальные  мероприятия, привели к тому, что Елена инициировала живой диалог между ивенторами и заказчиками и выступила в роли спикера. Вот как она сама определяет цель семинара:

– Наш event-рынок можно охарактеризовать как «капсульно-интровертный» – это когда наработанные рынком знания прячутся в капсуле отдельно взятой компании, а вновь прибывшие event-менеджеры и заказчики, а также новорожденные event-агентства начинают заново изучать нюансы организации корпоративных событий и совершать ошибки, которые до них уже совершались многократно. В России уже повзрослело одно поколение профессионалов, и его миссия заключается в том, чтобы передать свои знания следующему.

Каждый раз, когда я встречала спикеров, рассказывающих о трудных решениях задач, которые я, к примеру, решила уже лет 10 назад, мне приходила в голову мысль организовать свой семинар. Поговори они со мной или с другими профессионалами, не пришлось бы так долго преодолевать трудности. К тому же, мне в жизни крупно повезло. Я работала event-менеджером в компании, прошедшей путь от семейного стартапа до международной корпорации. Таким образом, я владею знаниями о развитии линейки корпоративных событий для компаний, которые находятся на ранних этапах развития. И с удовольствием делюсь этими знаниями. В нашем агентстве работает бесплатный консалтинг.

Кроме того, я считаю, что привычные коммуникации между заказчиками и подрядчиками очень узкие, и не способствуют развитию качественных отношений и продуктов. Почему-то у нас мало кто берет пример с других высокоразвитых бизнесов с хорошо отлаженными коммуникациями. За те 10 с лишним лет, что я работаю, коммуникативные инструменты между заказчиками и подрядчиками так и не вышли за рамки брифа-тендера-подписания акта. Все это в целом не способствует росту количества качественных проектов, которые оказывают эффект на бизнес наших заказчиков. Они разочаровываются в этом инструменте, и отказываются от его использования.

Своим семинаром, на котором обязательно присутствие обеих сторон рынка, как агентств, так и заказчиков, я вношу свой вклад в развитие event-индустрии.  

О чем же шла речь на семинаре? Например, о новых скриптах, то есть о коммуникационных путях, ведущих к созданию качественного event-продукта. В общих чертах отразим лишь некоторые из них:

• Секрет успеха мероприятия заключается в равной зрелости заказчика, подрядчика и аудитории. Но самый важный среди них игрок – это аудитория. Мероприятие должно быть ориентировано не на удовлетворение потребностей отдельно взятого заказчика, а на конечного потребителя мероприятия, отсюда дополнительный этап коммуникации – обязательное знакомство с аудиторией.

• Тендеры… Что имеет в виду заказчик, проводя тендер? Всегда ли он действительно собирается поводить мероприятие или ищет ответы на возникшие вопросы, чтобы иметь представление о возможных затратах? К сожалению, второй вариант – не редкость. Как его избежать? На помощь придет сервис бесплатных консультаций. Бесплатные консультационные услуги event-агентства способствуют формированию честности в отношениях и пониманию того, что тендеры – не единственная форма взаимодействия между заказчиком и ивенторами. Ответы на узко-профессиональные вопросы можно получить гораздо проще и быстрее.

• Не бюджет определяет продукт, а продукт определяет бюджет. Задача ивентора – обосновать затраты, донести до заказчика информацию о том, как будет работать каждый элемент будущего мероприятия. Вложение средств должно быть оправданным. Проект не может стоить дешево или дорого. Он должен стоить столько, сколько нужно для оказания необходимого эмоционального эффекта на целевую аудиторию.

Говорила Елена Гращенкова и о роли заказчика в проекте, ведь именно ему принадлежит абсолютная власть в принятии решений, но его действия нередко тормозят процесс подготовки мероприятия, поэтому в сроки разработки проекта необходимо закладывать время на согласования с директором и бюрократические процедуры, причем чем ниже уровень образованности и практической подготовки заказчика, тем эти сроки должны быть больше. Если заказчик – новичок, ему требуется время на осознание того, что он покупает.

Если заказчик затягивает принятие решений, это не значит, что он целенаправленно тормозит процесс, это означает, что он столкнулся с какими-то внутренними препятствиями. Торопить бесполезно, а вот помочь найти совместные пути решения проблемы может быть очень полезно для всех заинтересованных сторон.

Однако не следует забывать, что основной задачей мероприятия является не столько удовлетворение потребностей заказчика, сколько эффективное воздействие на аудиторию. Как достичь максимальной эмоциональной лояльности аудитории и, как следствие, маркетинговой эффективности события? Представим лишь некоторые рецепты от Елены Гращенковой:

• Необходима предварительная PR-компания мероприятия – люди должны понимать куда и зачем они идут. Сюрпризы в данном случае неуместны. Концепция мероприятия должна быть продуманной и обоснованной, дабы не вызывать недоумения и отторжения. Она должна стать естественным продолжением пути, по которому в данный момент следует целевая аудитория.

• Первое впечатление формирует базу для взращивания остальных эмоций, поэтому особое внимание следует уделить Welcome-зоне и регистрационной зоне. Если на входе гости встретятся с плохой организацией, вернуть их расположение позже будет трудно.

• Мероприятие в целом и его отдельные элементы не должны оскорблять интеллект гостей, а, наоборот, должны ему льстить. Отсюда и тезис про равный уровень зрелости с целевой аудиторией.

• Физический комфорт аудитории – залог эмоционального комфорта и, соответственно, эмоциональной лояльности. Если гости сыты, им удобно, всё слышно и видно, то они настроены на восприятие зрелищ, причем настроены позитивно. И категорически не стоит жертвовать комфортом аудитории ради красивой общей картинки.

• Территория мероприятия должна быть зонирована по темпераменту гостей. Каждый из них должен обладать свободой выбора места нахождения и занятия. Любое насилие над желаниями гостей провоцирует их недовольство. Отсюда столько жалоб на неправильно организованные тимбилдинги.

• В течение всего мероприятия эмоционально аудитория должна прожить несколько жизней, в чем могут помочь и разделение программы на различные тематические блоки, и все то же зонирование.

По горячим следам, Елена Гращенкова поделилась своими впечатлениями от нижегородской аудитории и прошедшего семинара:

– Я общаюсь с нижегородцами с момента работы в жюри «Event-Прорыва». Рынок небольшой, поэтому очень благодатный с точки зрения быстрого распространения новых знаний и технологий: 2-3 таких семинара, и все начнут работать по-новому. Главное – заманить заказчиков.

Нижегородская аудитория жаждет знаний, но довольно стеснительна и закрыта. Все участники семинара присутствовали до самого финала, но разговорить их практически не удалось. Обсуждение кейсов, проектов, ошибок, допущенных при их реализации, сместилось в частные беседы. Но то, как меня внимательно слушали (почти 6 часов!) оставило очень приятное впечатление. Когда коллеги так стремятся к развитию, к изменениям, это подкупает. И в этом году я снова с большим удовольствием буду работать в жюри «Event-Прорыва».

В свою очередь, нижегородские ивенторы тоже высказали свое мнение о проведенном мероприятии, его актуальности и полезности для специалистов event-индустрии:

Алексей Серебряков, главный по событиям в Ивент компании «Сверхновая»:

– Миссия Елены Гращенковой в том, чтобы нести культуру, прозрачность, честность в общении между заказчиками и ивенторами. Мы, ивенторы, к этому готовы. Готовы ли заказчики? Возможно, это специфика Нижнего Новгорода, но наши заказчики порой очень замкнуты, пассивны, они как будто живут в своей маленькой коробочке и не хотят никуда из нее выглядывать. Их нужно буквально за руку приводить на такие семинары, заказчикам это полезно не менее, чем ивенторам. Елена призывает заказчиков и ивенторов слушать друг друга, двигаться навстречу друг другу, ведь главное для нас – это качество, хороший конечный продукт. Поэтому мне мероприятие очень понравилось, я абсолютно «За!».

Жанна Мережко, руководитель специальных программ Волго-Вятского филиала ГЦСИ Арсенал:

– Елена Гращенкова одна из немногих, кто совершенно спокойно и открыто делится своим практическим опытом, причем не только успехами, хвалиться успехами любят все, но и ляпами, курьезами, ошибками и проблемными моментами. Будни ивентора состоят не только из лепестков роз, есть и шипы, и необходимо знать, что делать, если на них наткнешься и как предотвратить подобные ситуации. Кроме того, Елена пытается сделать event-рынок более прозрачным и цивилизованным, повысить статус event-менеджера, чтобы заказчик понимал, что если он хочет получить самое лучшее в мире мероприятие, ему нужен event-менеджер, и его работа действительно стоит тех денег, которых она стоит.

Таким образом, ивенторы друг друга услышали и остались довольны взаимодействием. Однако привлечь заказчиков к общению и обсуждению общих проблем удалось в меньшей степени, чем хотелось бы. Соответственно, задача на ближайшее будущее – найти пути привлечения заказчиков к совместному диалогу с целью формирования взаимопонимания между всеми заинтересованным сторонами и качественного роста event-рынка.

Выражаем признательность нашим партнерам:

Феста-холл

ФотоВыезд.РФ

Организатор проекта:

Портал индустрии событий и праздников в Нижнем Новгороде www.eventnn.ru