Практически любое современное мероприятие – это технически сложный проект, для реализации которого нужно учитывать массу нюансов. Как выбрать площадку? Какой нужен звук и свет? Как организовать монтажные работы? Каким образом обеспечить безопасность людей? И таких вопросов множество. Ответ на них может дать технический консалтинг – услуга, которую предоставляет своим клиентам прокатная компания «АРТон-НН». Что такое технический консалтинг, кому он необходим и чем он может помочь в процессе организации мероприятия – в этом нам помог разобраться директор компании «АРТон-НН» Артём Статин.

Технический консалтинг: что это?

Мероприятие начинается с креативной идеи, придуманной ивенторами, но в большинстве случаев они не знают, как грамотно эту идею реализовать. На помощь приходят технические специалисты, которые разъяснят, каким способом можно воплотить любую концепцию в жизнь, какое для этого существует оборудование, где это лучше сделать, сколько это будет стоить. Это и есть технический консалтинг, которым занимается компания «АРТон-НН».

Артём Статин: Допустим, обращается ко мне клиент, который собирается участвовать в тендере на организацию мероприятия. Мы достаем картинки, детализацию и начинаем рассматривать все возможные варианты и нюансы реализации, после чего ивентор уже может сделать адекватное коммерческое предложение для тендерной комиссии. Причем совсем необязательно, что именно мы будем работать над этим проектом в перспективе, клиент может использовать наши расчеты и в другом месте. В данном случае наша задача – проконсультировать.

Но, к сожалению, пока многие организаторы действуют по другой схеме: сначала они выигрывают тендер, а потом приходят к нам. И тут оказывается, что всё не так. Не та площадка, не тот способ реализации, не тот бюджет. Яркий пример: недавно нам пришла заявка на проведение конференции. Заказчик обозначил свои запросы в соответствии с ТЗ и утвержденным бюджетом, но при осмотре площадки мы выяснили, что под его задачи нужно другое оборудование и в большем объеме, а это увеличение сметы в три раза! Что делать? Идти к заказчику и объяснять, что работа была выполнена неверно, поэтому возникла проблема, которую нужно решать. Как результат – непредвиденные расходы, испорченные отношения, недовольный клиент.

Задача компании «АРТон-НН» – рассказать и ивенторам, и заказчикам, что нужно сначала консультироваться, а потом считать бюджет мероприятия, а не наоборот, как это у нас привыкли делать. Такие условия нам диктует современный рынок, потому что мероприятия сейчас проводятся очень сложные, это целый комплекс работ, связанный, кроме всего прочего, с безопасностью людей, про которую у нас нередко забывают. И это одна из причин, почему мы начали заниматься техническим консалтингом.

Технический консалтинг можно условно разделить на три наиболее актуальных направления:

• Выбор площадки для проведения мероприятия;
• Инфраструктура и монтаж;
• Подбор оборудования, его установка, обеспечение безопасности.

Остановимся подробнее на каждом из них.

Технический консалтинг: выбор площадки

Чтобы не ошибиться в выборе площадки, нужно для начала прописать задачи, которые будут решаться в ходе мероприятия. Каждая из них требует технических возможностей, поэтому предполагаемые площадки необходимо просканировать на предмет соответствия поставленным задачам – можно их там реализовать или нет, есть для этого возможности или их нужно создавать. Например, предполагается проводить корпоративное мероприятие, есть креативная концепция и предусмотрен крупный декор. Соответственно, нужно выяснить, как этот декор на площадку можно завезти, занести, есть ли подходящие двери или ворота, как поднять в помещение, где будет проводиться мероприятие и т.д.

Необходимо составить чек-лист, в котором должны быть прописаны все технические условия площадки, без которых не обойтись при реализации проекта. И только после составления такого чек-листа, имеет смысл ехать с инспекцией по предполагаемым вариантам площадок, чтобы не на месте вспоминать, что же нужно проверить и уточнить, а действовать четко по плану. Каждый параметр площадки целесообразно оценивать по балльной системе. А рассмотрев все варианты по единому чек-листу с общей системой оценивания, можно быстро осуществить выбор, причем он будет не эмоциональным, из разряда «понравилось – не понравилось», а рациональным, основанным на реальных характеристиках и преимуществах.

Не менее важный момент при выборе площадки – ее клиентский сервис, готовность вести качественную коммуникацию с клиентом, в том числе на тему технических возможностей. Есть ли на площадке технический директор, главный энергетик, дежурные, которые постоянно там находятся? Насколько они компетентны и готовы помогать в решении задач клиента? Что на площадке есть, как это можно использовать, возможны ли технические изменения? Если уже при первом взаимодействии становится понятно, что ответственных людей нет или они не готовы качественно коммуницировать, возможно, это сигнал, что с данной площадкой лучше не связываться.

Артём Статин: На сегодняшний день в Нижнем Новгороде практически нет площадок, полностью готовых к проведению мероприятий. С точки зрения технического оснащения наиболее обеспечены ночные клубы «Milo Concert Hall» и «Premio», где и проходит бóльшая часть корпоративов, но даже они не способны решать абсолютно все задачи, потому что у каждого клиента свои нюансы, свои требования.

Если же говорить про рестораны, дома культуры, развлекательные центры, усадьбы и т.д., то ни одна из подобных площадок не может обеспечить мероприятие техникой «под ключ». Мало того, нет площадок, имеющих технических специалистов в штате, которые могут компетентно подготовить свою территорию к проведению мероприятия. Если говорить о государственных, муниципальных объектах, таких как усадьба Рукавишниковых, «Арсенал», они, как правило, имеют некий набор техники, но закупалась она в большинстве случаев по грантам, по тендерам, им выделили деньги и они их осваивали, не вникая в то, что приобретают. И если в «Арсенале» хотя бы есть грамотные специалисты, которые хорошо знают свое оборудование, то в остальных подобных местах за технику никто не отвечает.

Что же касается ресторанов, их задача – обеспечить собственные банкеты, вечеринки и прочие праздники. Чтобы что-то моргало, что-то крутилось, что-то звучало. А качество никого не волнует. Владельцы подобных заведений выбирают оборудование по цене, причем минимальной: что дешевле, то и берем. Поэтому не стоит рассчитывать, что такая площадка обеспечит технические потребности клиента. Event-компании это понимают, а вот заказчики – далеко не всегда. Даже если на площадке есть «какой-то звук» и «какие-то колонки», это нереально для работы. Поэтому необходимо понимать, что на любую площадку нужно завозить профессиональное оборудование, желательно от одного прокатчика, чтобы отвечал за него один человек – это существенно упрощает коммуникацию и помогает в решении проблем, а с техникой они возникают часто. Кстати, в конечном счете, это получается и дешевле, так как сокращаются расходы по логистике, по содержанию и по всему остальному.

 

Итак, главный вывод – никогда не доверять оборудованию площадки. Если оно есть, желательно его просто убрать, чтобы не мешало и не портило внешний вид помещения. Это позволит избежать неожиданных проблем. Ни одна площадка не даст гарантий, что ее оборудование обеспечит клиенту качественный результат. Что-то играть и светить, возможно, будет, но рассчитывать, что это будет хорошо, однозначно не стоит. Об этом нужно знать, и технический консалтинг помогает клиентам сориентироваться по данному вопросу.

Технический консалтинг: инфраструктура и монтаж

Инфраструктуру площадки необходимо оценивать по нескольким направлениям. Есть ли к площадке дорога, по которой может проехать и легковой автомобиль, и фура? И, кстати, наличие гравийной дороги на момент инспекции, не дает гарантии, что ее не смоет дождями ко дню проведения мероприятия. Этим ненастным летом компания «АРТон-НН» с такой ситуацией столкнулась. Как организованы подъезды, въезды, проходы, не станут ли они препятствием для того, чтобы пронести или провезти оборудование? Если на площадке есть, например, тележки – это позволит осуществить транспортировку быстрее. Готова ли территория площадки к проведению мероприятия, готова ли она к техническим изменениям, если потребуются дополнительные действия по приведению ее в порядок – например, выравнивание или сенокос, если речь идет о летнем уличном празднике. Ответы на эти вопросы необходимы для того, чтобы эффективно подготовиться к мероприятию.

Электричество… Сам факт наличия электричества не говорит о том, что его хватит на обеспечение крупного корпоратива, поэтому следует выяснить его мощность, а при необходимости привезти генераторы, электростанции. Кроме того, важно исследовать возможности подключения оборудования, наличие розеток и т.д. Верить словам владельца площадки, что всё будет как надо, нельзя ни в коем случае.

Не менее важна организация логистики и монтажных работ. Если для всех участников события назначено одно время монтажа, не избежать проблем, а именно так и поступают многие организаторы.

Артём Статин: Допустим, назначено время монтажа с 12.00 до 16.00, и к этому моменту приезжают звуковики, световики, декораторы, кейтеринг, артисты. В итоге получается очередь и на подъезд, и на разгрузку, все друг другу мешают и теряют драгоценное время в ожидании. Следующий этап – собирается сцена, пока она не готова, невозможна установка звука и света, режиссер из-за шума не может общаться с артистами. В итоге люди простаивают, а их время стоит денег, которые падают дополнительными издержками на плечи заказчика. Чтобы избежать подобных накладок, необходимо тщательно продумывать график монтажных работ, это не только даст возможность людям нормально работать, но и сэкономит деньги.

Не стоит забывать и про организацию быта. Персонал во время монтажа должен где-то жить, что-то есть, необходимы туалеты и прочие условия. Всё это следует продумывать заранее. Кроме того, важно учитывать физическое состояние людей.

Артём Статин: Заказчики часто хотят, чтобы мы целый день монтировались на площадке, ночью занимались репетициями, а утром были свежими, бодрыми, красивыми. Но это же невозможно! Это еще одна причина грамотно составлять монтажные графики, чтобы люди не просто присутствовали на площадке и ждали своего часа, а работали эффективно, имея возможность перед самим мероприятием отдохнуть.

Технический консалтинг: оборудование и безопасность

И еще один блок вопросов технического консалтинга касается непосредственно оборудования, которое следует использовать на том или ином мероприятии, а также обеспечения безопасности на площадке. Какие выбрать приборы, какой вешать звук, какой должна быть сцена, как смонтировать декорации – на эти вопросы необходимы ответы, но всегда ли они есть у ивенторов? Многие из них опираются на свой опыт, но это не мешает им из года в год допускать одни и те же ошибки, которые в определенный момент могут обернуться большими проблемами и чрезвычайными ситуациями. Вот лишь несколько примеров:

Артём Статин: Некоторые организаторы используют высокомощные лучевые приборы, а сцену при этом затягивают тканью без пропитки и соблюдения норм пожарной безопасности. В лучшем случае, это может обернуться прожженным полом или стенами, а в худшем – приведет к пожару с плачевными последствиями.

Еще пример: я нередко вижу, что на уличных мероприятиях собирают баннеры на обычных джокерных конструкциях и ставят их, прикручивая к какой-нибудь мусорке. При первом же порыве ветра такой баннер будет испорчен, порвется или упадет, в том числе на людей. Но, тем не менее, так делают постоянно. Мы же крепим баннеры на бетонные блоки, но раз за разом приходится объяснять заказчикам, для чего эти блоки нужны, откуда они взялись в смете. Есть правила сбора конструкций на улице, их утяжеления, но многие ими пренебрегают.

Монтаж площадки… По закону нужно порядка трех дней на то, чтобы площадку собрать, после чего должны приехать соответствующие службы и провести инспекцию, оценить ее безопасность. И только потом можно запускать людей. Но разве у нас делается так? У нас могут уже во время монтажных работ, когда ведется стройка на сцене, поднимаются световые приборы, выпустить детей на репетицию. И недавно в одном из российских городов был случай, когда незакрепленная лаерная конструкция из-за сильного порыва ветра упала, и маленькие артисты серьезно пострадали. Наша задача в рамках технического консалтинга – минимизировать подобные риски. Кроме того, необходимо, чтобы на площадках присутствовали технические специалисты, берущие на себя ответственность и координирующие все процессы. Это очень важно, и мы это пропагандируем.

Технический консалтинг: на кого ориентирована услуга?

В заключение разберемся, кому же необходим технический консалтинг? Эта услуга, ориентирована как на организаторов мероприятий, так и на заказчиков. Фестивали, корпоративы, промо-акции, конференции, свадьбы – это события, каждое из которых требует серьезного технического обеспечения и, соответственно, грамотной подготовки. Стоит отметить, что в последнее время в ряде event-агентств появилась штатная единица – технический менеджер. Это специалист, который занимается коммуникациями с подрядчиками по технике. Он делает первичную подготовку проекта, дает правильное ТЗ, ищет исполнителей для реализации тех или иных задач. Это позитивная тенденция, но пока далеко не повсеместная, поэтому технический консалтинг может облегчить работу многих ивенторов.

Что же касается заказчиков мероприятий, то именно они тратят деньги и несут ответственность за то, что происходит на площадке, поэтому им не менее важно представлять, что и как должно быть сделано с технической точки зрения. Соответственно, и для них технический консалтинг не менее актуален.

За последние несколько лет уровень технической грамотности и организаторов, и заказчиков мероприятий вырос, а главное, появилось понимание, что при решении сложных вопросов лучше не заниматься самодеятельностью, а обращаться к специалистам, поэтому спрос на технический консалтинг в компании «АРТон-НН» растет, а значит, можно надеяться, что будет расти и общий уровень технического обеспечения мероприятий, а вместе с ним и всей event-индустрии.