Как устроить выпускной? Найти ответ на этот вопрос педагогам и родителям старшеклассников помогают специалисты компании «Центр Событий «Event Key»». 20 февраля 2010 года они провели первый в Нижнем Новгороде семинар в помощь потенциальным клиентам event-агентств.

Директор компании Центр Событий "Event Key" Владислав Механцев:

- 20 февраля мы открыли серию консультативных семинаров в помощь нашим будущим клиентам. Первый семинар мы провели для педагогов и родителей старшеклассников по организации выпускного вечера. У нас есть богатый опыт в оказании консультативной помощи. За несколько лет работы мы создали множество различных событий и, разумеется, знаем о некоторых негативных моментах, с которыми педагоги и родители обязательно столкнутся и о которых иногда даже не догадываются.

Тема нашего семинара звучала так: «Как можно сэкономить бюджет и сберечь время и нервы при подготовке выпускного вечера». Наша компания разработала свою специальную методику, и мы предложили участникам семинара конкретные приемы, позволяющие более разумно распорядиться средствами и временем.

EventNN.ru: - От каких «подводных камней» вы предостерегли участников семинара?

В организации мероприятия есть много нюансов, которые, если их заранее не проговорить с подрядчиком, могут привести к конфликтам и неприятным неожиданностям.

Заказчикам зачастую приходится верить подрядчику на слово, поэтому важно быть уверенным, что им в последний момент не повысят цены и не заменят исполнителя. Особенно, если приходится сотрудничать с частным лицом, которое пользуясь неопытностью родителей, может предложить не всегда качественные услуги как по ведению самого мероприятия, так по фото- и видеосъемке. Иногда случается, что подрядчик просто исчезает, забрав аванс. Если мы будем периодически проводить такие встречи, то сможем благоприятно повлиять на ситуацию.

Многие проблемные моменты всплывали непосредственно во время общения: у одних есть один опыт, у других - свой и свои проблемы, с которыми они столкнулись. Каждая школа наступает на одни и те же грабли каждый год. Наличие подобных семинаров дает возможность клиенту контролировать ситуацию, стимулировать рынок к совершенству.

Мы показали нашим потенциальным заказчикам изнутри – что такое организация праздника, выставили на обозрение, так сказать, «изнанку» работы ивентеров. К тому же попытались развеять сложившийся у представителей старшего поколения стереотип о том, что event-агентства берут деньги ни за что. Рассказывая о своей работе, мы объясняем, за что заказчики платят: во-первых, это гарантия качественной работы, во-вторых, грамотная подготовка мероприятия и, в-третьих, это экономия времени и нервов клиентов.

Во время подготовки к семинару, мы провели мониторинг: на протяжении некоторого времени отслеживали ситуацию по основным направлениям праздничного рынка, обзвонили множество нижегородских школ. Подтвердился факт, что большинство родителей и педагогов определилось еще осенью и с местом проведения праздника, и с программой выпускного вечера. И хотя мы несколько задержались с темой консультаций в этом учебном году (т.к. только с января 2010г. начинаем применять новый метод работы с клиентом – консультативные встречи), очевидно главное – такой формат интересен представителям школ. Мы опросили участников семинара и для себя выяснили, что полностью соответствуем их ожиданиям, в частности, они признались, что получили своевременно советы, на которые даже не рассчитывали.

Зашла речь и о новых современных тенденциях в организации выпускного вечера. Праздничный бизнес развивается достаточно быстро, в нем появляется много нового, о чем люди старшего поколения представления порой не имеют. На самом деле есть множество, в том числе, и малозатратных идей, которые интересны именно детям и подросткам...

Говорили мы и о выборе помещения – чем надо руководствоваться, на что обращать внимание. Сам семинар мы специально организовали на площадке, которая впоследствии может использоваться как раз-таки для проведения выпускных вечеров. Это позволяет оценить конкретные преимущества, которые есть у этого зала. Семинар проводился совместно с нашим партнером – клубом «Авентура», который находится на улице Большая Покровская. Там есть преимущества и ценовые, и по нахождению рядом с пл. Минина, ведь выпускники традиционно ходят встречать рассвет на Чкаловскую лестницу. Собравшиеся смогли убедиться, что у клуба есть отдельная площадка во дворе, где не должно быть посторонних людей, так что родители могут быть уверенными в безопасности детей.

EventNN.ru: - Когда состоится следующий семинар?

- Подобные семинары мы будем проводить раз или два раза в год. По высказанному всеми участниками мнению, которое совпало и с нашим собственным, это должен быть конец сентября – начало октября. В дальнейшем мы также планируем приглашать различных экспертов, чтобы они могли поделиться своими наработками.

EventNN.ru: - Вы будете проводить семинары, посвященные только организации выпускных вечеров?

- Это только начало целой серии подобных встреч. Мы также планируем организовывать семинары для будущих молодоженов. Я не сомневаюсь, что эти встречи вызовут большой интерес, ведь на наших семинарах они смогут пообщаться одновременно со специалистами всех свадебных сфер – ведущими, видеографами, флористами, представителями магазинов вечерней одежды и свадебных ателье. Будет возможность побеседовать с профессиональными консультантами сферы семейных отношений, пройти психологический тренинг, обучающий сохранять любовь и тепло семейного очага на долгие годы.

Наша задача – добиться плодотворного взаимодействия между ивентерами и заказчиками. Мы предлагаем клиентам открытый диалог, и они это ценят.